Nowy Ład - jakie funkcje powinno posiadać oprogramowanie do zarządzania firmą
Nowy rok polskim przedsiębiorcom przyniósł Nowy Ład. Może w świetle tej informacji wato zrobić dla swojego biznesu coś dobrego i postawić na nowe oprogramowanie dla firm? Bez względu na to, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, małą firmę, średnie czy duże przedsiębiorstwo, potrzebujesz niezawodnego programu gotowego na zmiany w polskim prawie.
Jakie funkcje powinien zawierać program do kompleksowej obsługi firm?
Do najważniejszych funkcji oprogramowania dla firm należą:
- Obsługa sprzedaży i zakupu -Prowadzenie magazynu
- Przygotowanie ofert dla klientów
- Realizacja zamówień
- Budowa bazy kontrahentów i inne działania z zakresu CRM.
Systemy operacyjne, jakie obsługuje oprogramowanie dla firm
Najlepiej, jeśli Twoje oprogramowanie pozwala na pracę na systemach:
- Windows
- macOS
- iOS.
Uwaga: Ważne, żeby osoby korzystające z różnych systemów operacyjnych mogły pracować w tym samym programie, współdzieląc firmowe dane.
Jakie czynności wykonasz w oprogramowaniu do kompleksowego zarządzania firmą?
Moduł sprzedaż i zakup
W zakresie obsługi sprzedaży i zakupu niezbędne są narzędzia umożliwiające:
- Generowanie faktur różnego typu (faktura VAT, faktura RR, faktura zaliczkowa, faktura walutowa, korekta itp.)
- Wystawianie rachunków, paragonów
- Wprowadzanie faktur zakupowych
- Prowadzenie sprzedaży detalicznej (w tym obsługa drukarek fiskalnych, także on-line oraz terminali płatniczych).
Moduł magazyn
W zakresie obsługi magazynu niezbędne są narzędzia umożliwiające:
- Obsługę gospodarki magazynowej
- Obsługę dowolnie wielu magazynów
- Obsługę magazynów w dowolnej walucie
- Obsługę dowolnie wielu cenników
- Obsługę cenników w różnych walutach
- Obsługę cenników sprzedaży, zakupu i dostawców
- Wykonanie spisu z natury i inwentaryzacji
Uwaga: Jeśli prowadzisz wiele firm, każda może mieć oddzielne magazyny, ale Twoje firmy mogą też współdzielić magazyn. Podobnie, jeśli Twoja firma ma wiele oddziałów. Oddziały mogą mieć wspólny magazyn/ wspólne magazyny lub każdy oddział może mieć własny magazyn.
Rodzaje dokumentów magazynowych
Kluczowe jest, aby oprogramowanie pozwalało na obsługę najważniejszych dokumentów magazynowych. Należą do nich:
Dokumenty przyjęcia
- Przyjęcie zewnętrzne (PZ)
- Przyjęcie wewnętrzne (PW)
- Bilans otwarcia (BL)
- Zwrot wewnętrzny (ZW)
Dokumenty wydania:
- Wydanie zewnętrzne (WZ)
- Rozchód wewnętrzny (RW)
- Protokół likwidacji (PL)
Dokumenty przesunięcia:
- Przesunięcie międzymagazynowe (MM)
Moduł Kontrahenci
Funkcjonale oprogramowanie do prowadzenia firmy pozwoli Tobie podzielić kontrahentów zapisanych w Twojej firmowej bazie danych.
Typowy podział kontrahentów
Najczęściej kontrahentów można podzielić na następujące grupy: - Odbiorcy - Odbiorcy zagraniczni - Dostawcy Dobrze, jeśli dodatkowo można katalogować kontrahentów, np. dzieląc ich na kategorie. Wówczas dane w bazie zapisane są w przejrzysty sposób, co znacznie ułatwia codzienną pracę w programie.
Uwaga: Ważne, aby przy każdym z kontrahentów łatwo można było wprowadzić i odnaleźć: notatki z sekcji CRM, zgody zw. z RODO, np. na przetwarzanie danych osobowych, cenniki, sposób i termin płatności itp.
Moduł Zamówienia
W obsłudze zamówień przychodzących i wychodzących ważną rolę odgrywają integracje z firmami kurierskimi.
Najpopularniejsze integracje z firmami kurierskimi
- Furgonetka
- GLS
- DPD
- InPost
- GService
- Paczkomaty
Sposób generowania zamówień
Ręczne wprowadzanie zamówień do systemu
Każde zamówienie wychodzące i przychodzące można wprowadzić do oprogramowania, wpisując odpowiednie dane.
Import z platform zewnętrznych
Znacznym ułatwieniem obsługi zamówień jest ich import. Dzięki temu wszystkich danych nie trzeba wpisywać ręcznie. Platformy, z których import zamówień przychodzących jest najczęstszy, to:
- eBay
- Allegro
- Amazon
Integracje ze sklepami internetowymi
Jeśli prowadzisz sprzedaż internetową, koniecznie sprawdź, czy oprogramowanie dla firm obsługuje integracje ze sklepami internetowymi. Najpopularniejsze sklepy, z którymi automatyczną integrację ma m.in. mpFirma to:
- Allegro
- e-Sklep
- Magento
- PrestaShop
- Shoper
- WooCommerce
Dowiedz się, jak rozszerzyć mpFirma o integrację z Twoim sklepem internetowym.
Uwaga: Jeśli jeszcze nie masz sklepu internetowego, a chciałbyś go otworzyć, dowiedz się, jakie są możliwości zarządzania sklepem internetowym z Twojego oprogramowania dla firm. Prowadzisz handel B2B? Sprawdź możliwości zarządzania panelem B2B wprost z mpFirma.
Moduł oferty
W kontekście obsługi ofert z oprogramowania dla przedsiębiorców najważniejsza jest możliwość tworzenia ofert wychodzących oraz możliwość wprowadzania do systemu ofert przychodzących.
Uwaga: Upewnij się, że Twoje oprogramowanie dla firm pozwala na indywidualny szablon generowanych w nim dokumentów lub dostosowanie wbudowanych szablonów do potrzeb Twojej firmy. Dotyczy to wszystkich dokumentów: ofert, faktur, zamówień itp. Dużym ułatwieniem w codziennej pracy jest generowanie innych dok z oferty, np. zamówienia, faktury, dokumentu magazynowego.
Moduł CRM
CRM służy do obsługi relacji z klientami i partnerami. Wybierając oprogramowanie dla firmy, postaw na takie, które ma wbudowane narzędzia z zakresu CRM. Dzięki temu nie będziesz musiał korzystać z kilku programów, co wiąże się z dużą oszczędnością czasu i pieniędzy.
Na jakie funkcje powinien mieć dobry CRM?
- Planowanie zadań (wyświetlane w ich kalendarzu)
- Przypomnienia w formie maila lub SMS-a
- Możliwość zakładania tematów
- Kontrolowanie historii kontaktów
- Przeprowadzanie kampanii SMS-owych, mailingowych oraz telefonicznych
- Przeprowadzanie kampanii reklamowych wprost z programu
- Obsługa projektów.
UWAGA: Chcesz wysyłać wiadomości SMS wprost z Twojego programu do obsługi firmy? Sprawdź, czy Twój program ma integrację z Integrację z SMSAPI i SMSLabs.
Obsługa zadań
Wydawać by się mogło, że obsługa zadań w każdym CRM-ie wygląda dokładnie tak samo. Nic bardziej mylnego. Zwróć uwagę, czy oprogramowanie dla firm pozwoli Tobie:
- Wyświetlać zaplanowane zadania w Twoim kalendarzu
- Tworzyć zdarzenia
- Przypisywać pracowników do zadań
- Wymieniać informacje między pracownikami na tablicy przyporządkowanej zadaniu
- Otrzymywać powiadomienia w formie SMS-a i/lub pop up-u (wyskakującego okienka) w programie.
Obsługa zdarzeń
Do zdarzeń zaliczamy: wykonany telefon, wysłany e-mail, spotkanie, notatkę itp.
Obsługa projektów
W obsłudze projektów najistotniejsze są:
- Przejrzysty timeline (wykres) zakotwiczony w kalendarzu i pokazujący przebieg i zaawansowanie prowadzonych projektów
- Możliwość przypisania do projektu użytkownika oprogramowania (lub pracownika, bo przecież nie każdy Twój pracownik musi być użytkownikiem programu do prowadzenia firmy)
- Wprowadzania zadań dotyczących projektu
- Rejestrowanie przeprowadzanych w ramach projektu kampanii
- Podpinanie pod projekt generowanych podczas jego prowadzenia dokumentów sprzedaży, zakupu, magazynowych, ofert
- Tablica, na której pracujący nad projektem mogą tworzyć swoje notatki.
To wszystkie najważniejsze funkcje, jakie powinien posiadać dobry i nowoczesny program do prowadzenia firmy. Do tego dołóż aktualizację dostępnych narzędzi do zmieniającego się w Polsce prawa. Szukasz rozwiązania dla swojej firmy? Nie masz czasu na analizę oprogramowania dostępnego na rynku? Obejrzyj krótkie video i poznaj program mpFirma – rozwiązanie stworzone i rozwijane z myślą o przedsiębiorcach działających na polskim (i nie tylko) rynku.
Wpis ma charakter informacyjny. Po poradę prawną lub księgową udaj się do swojego prawnika/ biura rachunkowego.