Numeracja faktur: kluczowe zasady i porady ekspertów
Prawidłowa numeracja faktur to niezbędny element prowadzenia własnej działalności gospodarczej. Dobrze przygotowany system numeracji faktur pozwala na szybkie odnalezienie dokumentu oraz sprawne prowadzenie księgowości. W niniejszym artykule przedstawiamy kluczowe zasady oraz porady ekspertów dotyczące numeracji faktur.
Podstawowe zasady numeracji faktur
Kolejność chronologiczna
Numeracja faktur powinna odbywać się w kolejności chronologicznej. Każda następna wystawiona faktura musi posiadać numer wyższy od poprzedniej.
Jednoznaczność
Każdy numer faktury musi być unikatowy w ramach jednego roku podatkowego.
Nie wolno wystawiać dwóch faktur o tym samym numerze, nawet jeśli mają różne daty wystawienia.
Ciągłość numeracji
Numeracja faktur nie może być przerwana. Nie można pominąć żadnego numeru ani wystawiać faktur wstecz.
Luka w numeracji faktur - co robić?
Luka w numeracji wiąże się z koniecznością wyjaśnienia tej sytuacji w księgach rachunkowych. Oświadczenie z wyjaśnieniem powodu powstania luki należy dołączyć do dokumentacji księgowej.
Numeracja faktur w różnych systemach księgowych
W zależności od wybranego systemu księgowego numeracja faktur może być prowadzona w inny sposób.
Poniżej przedstawiamy najczęściej stosowane metody numeracji faktur.
Numeracja faktur dla rachunku dobowego
Numeracja faktur rozpoczyna się od początku każdego dnia, np.: 2023-03-24/001
Numeracja faktur dla rachunku miesięcznego
Numery faktur są przydzielane w ramach każdego miesiąca, np.: 2023-03/001
Numeracja faktur dla rachunku rocznego
Numery faktur są przydzielane w ramach jednego roku, np.: 2023/0001
Numeracja faktur VAT w mpFirma Online
Cykl numeracji w mpFirma Online
mpFirma Online pozwala prowadzić numerację w formie cyklu:
- miesięcznego
- rocznego
- ciągłego.
Szablon numeracji faktur w mpFirma Online
Aby zmienić szablon numeracji w mpFirma Online:
- Z menu Użytkownik wybierz Ustawienia.
- Przejdź do sekcji Firma i wybierz pozycję: Numeracje dokumentów.
- Wskaż wybrany rodzaj dokumentu.
- Zostaniesz przeniesiony do widoku, z poziomu którego zmienisz licznik, cykl oraz format numeracji.
Wyjaśnijmy poszczególne elementy wzoru:
- #L# - kolejny numer faktury w ramach roku, np. 1
- #4L# - kolejny numer faktury zapisany w 4 znakach, np. 0001
- #Y# - aktualny rok, np. 2023
- #M# - aktualny miesiąc
- #U# - dzień roku
- #UI# - inicjały.
Najczęstsze błędy w numeracji faktur
W praktyce można zauważyć kilka typowych błędów, które przedsiębiorcy popełniają w numeracji faktur:
Błędy w oznaczeniu roku - czasami występuje pomyłka w zapisie roku, co prowadzi do niepoprawnej numeracji faktur.
Błędy w numeracji - zdarza się, że przedsiębiorcy pomijają numery, wystawiają faktury o tych samych numerach lub o numerach niższych od poprzednich.
Błędy w kodach księgowych - błędne oznaczenie jednostki organizacyjnej lub działu może wpłynąć na utrudnienia w ewidencji księgowej.
Jak poprawić błędy w numeracji faktur?
Jeśli nie przekazałeś faktury do klienta
Jeśli jeszcze nie przekazałeś faktury klientowi, przywróć dokument do edycji i popraw błędny numer dokumentu.
Aplikacja mpFirma Online pozwala na przywrócenie do edycji uprzednio zatwierdzonych dokumentów.
Jeśli przekazałeś fakturę klientowi
Wystaw fakturę korygującą do błędnie ponumerowanej faktury.
Pamiętaj, nigdy nie usuwaj z systemu faktury, do której wystawiłeś fakturę korygującą. Oba te dokumenty wspólnie funkcjonują w obrocie gospodarczym.
Jeśli w Twoim systemie wystąpiła luka w numeracji
Zapisz wyjaśnienie dotyczące błędu w numeracji faktur w księgach rachunkowych, aby uniknąć problemów podczas kontroli podatkowej.
Numeracja faktury - podsumowanie
Prawidłowa numeracja faktur to niezbędny element prowadzenia działalności gospodarczej. Dzięki przestrzeganiu podstawowych zasad oraz stosowaniu odpowiedniego wzoru numeracji faktur VAT unikniesz wielu problemów związanych z ewidencją księgową.
Warto również regularnie monitorować numerację faktur, aby szybko wykryć ewentualne błędy i podjąć odpowiednie kroki naprawcze. Pamiętaj, że odpowiedzialność za poprawność numeracji faktur spoczywa na przedsiębiorcy, dlatego warto zwrócić szczególną uwagę na ten aspekt prowadzenia działalności gospodarczej.